Heritage Minutes RFP 2022– South Asian History

Historica Canada
2 Carlton Street East Mezzanine
Toronto, ON M5B1J3
Canada

Category
Industry
Advertising / Marketing
Job Start Date
12/1/2021
Job End Date
8/31/2022
Application Closing Date
10/1/2021
Experience Required
Yes
Degree Required
Yes
Employment Type
Contractor
Travel
Some Travel

Job Description

REQUEST FOR PROPOSALS – HERITAGE MINUTES:

Historica Canada’s Heritage Minute collection contains more than 90 one-minute shorts about key moments and figures in Canadian History. More than 25 years since the first Heritage Minute premiered, these spots have become an enduring part of popular culture in Canada. Historica Canada has released 21 new Heritage Minutes since the project was re-launched in 2012, including: The Invention of Insulin, Acadian Deportation, D-Day, Vancouver Asahi, Jim Egan, Lucy Maud Montgomery, and Kensington Market.

PROJECT OVERVIEW:

Historica Canada is seeking a production company or team to develop one new Heritage Minute.

The organization seeks to create an engaging new Heritage Minute that resonates with the brand and legacy of the celebrated collection while offering a fresh vision to capture new audiences.

This new vision might include period dramatizations such as those seen in the established Heritage Minutes, as well as new visual treatments including innovative re-enactments, animation (2D and 3D) and CGI, and/or documentary formats.

Historica Canada will work with historians and consultants, who will provide consultation on script development and production. All aspects of the concept, script, casting, creative direction and production, however, will be required to meet with the final approval of Historica Canada. This is a collaborative process. Historica Canada will be regularly engaged throughout the production process.

Selected teams will be provided a project script written by Historica Canada on the approved 2021-22 topic (see below).

The Minute will be made available in English and French.

PROJECT TIMELINE*:

*Note: This is an estimated timeline for the production of ONE Heritage Minute. However, please note that in our experience, the general life cycle of a Heritage Minute production from start to finish ranges from between 6 months to a year, depending on the topic and scale of the project.

September 1, 2021: RFP opens

October 1, 2021: RFP closes

Early November 2021: Teams selected for interviews will be contacted

Late November 2021: Top teams interviewed

December 2021: Contract awarded

December 2021 - March 2022: Internal scripting development; consultation with selected teams, historians, and cultural experts

April – May 2022: Production Phase – execute shoots for new Minute

June – August 2022: Post-production Phase – complete all edits, team to deliver final product

BUDGET:

The maximum budget, inclusive of all taxes is $170,000 for one Heritage Minute.

Your budget should take into account:

- English and French versions for each Minute (language dubbing is required; subtitles are not sufficient)

- ACTRA fees, as per the Heritage Minute agreement (Session fees as per the current Independent Production Agreement, plus an additional 60% of each performer’s net fees for broadcast and new media rights in perpetuity)

- UDA fees, as per the Heritage Minute agreement* (Session fees multiplied by 2.5 times to guarantee full broadcast and new media rights in perpetuity. *Applicable only if on-screen dialogue is in French.)

- The possibility of high-profile performers who work above scale

- Crew, set design, costuming and props

- Shooting at different locations, including possible crew travel

- Post-production including editing, music, voice over narration and visual effects/CGI

- Final broadcast-ready deliverables in both official languages

- Contingency

Please note, all admin/overhead costs should also be factored into the budget. The total $170,000 should be inclusive of tax.

Please submit your budget using the Telefilm Canada top sheet template.

TOPIC:

We are asking companies to submit a treatment for the following theme: South Asian Canadian history

The exact story for the 2022 Heritage Minute has not been selected yet. Please include your specific story idea in your application. Stories must be relevant to the overall theme of South Asian history in Canada.

Please note that it is highly likely that multiple companies will submit pitches referencing the same story related to South Asian Canadian history. Companies will be evaluated separately from story pitches.

PROPOSALS:

If you wish to submit a Heritage Minutes proposal to Historica Canada, please prepare a .pdf document which includes the following:

- Your creative team (including your planned producers, director, and DOP)

o An executive summary of your company or team

o Full contact information for the applicant, including phone number and email address

o Links to reels of recent work for your company and proposed creative team

o Please include any potential scheduling conflicts and other big projects your team is taking on in the above timeframe

- A short, one paragraph treatment on how you would approach the proposed topic (treatment can include your notes on narrative approach, artistic style, theme etc. NO scripts please)

- A mood board on how you would approach the proposed topic

- A draft budget following the aforementioned specifications using the Telefilm Canada Top Sheet

Please limit your proposal to a maximum of 10 pages, including appendices.

SELECTION CRITERIA:

Selection will be based on the assessment of three aspects of submission:

Treatment Concept: Overall vision and appropriateness for the organization’s needs and brand will be considered; including any innovative elements in your proposed concept. Demonstrated research into the topic will be considered an asset.

Work Samples and References: Quality of your portfolio, such as: your experience with similar projects including client work; your flexibility pertaining to potential shifts in project scope or timelines; integrity; and your process for developing and carrying out the project in a timely manner. Please note that the production team or company should be available during regular working hours.

Budget: Budget must be submitted through the Telefilm Canada top sheet template and must be appropriate and reasonable to the project. Budget lines and a best estimate of pro bono work must be clearly defined in the proposal.

Community Relevance: Demonstrated involvement in the communities on which this series is focused. Historica Canada is committed to working with the communities depicted in each Heritage Minute. Interested production companies should ensure that South Asian communities are represented on the creative team, including a minimum of one key creative (Director, Producer, DOP).

Competition is limited to Canadian companies and Canadian citizens only. All team members and performers must be Canadian citizens or permanent residents.

ADDITIONAL INFORMATION:

Historica Canada is the largest charitable organization dedicated to Canadian history, identity and citizenship. Its mandate is to build active and informed citizens through greater knowledge and appreciation of the history, heritage and stories of Canada.

Information about the organization and programs may be found at www.historicacanada.ca. All of the Heritage Minutes may be found here.

DEADLINE:

An electronic copy of the proposal in .pdf format is due October 1, 2021 at 5 p.m. ET to productions@historicacanada.ca with the subject heading “Heritage Minutes RFP 2022– South Asian History-‘YOUR COMPANY NAME’”.

Questions may be sent to productions@historicacanada.ca. No extensions will be granted. No phone calls please.

We regret that due to the high volume of applicants we are unable to provide detailed feedback to unsuccessful candidates.

This is an open and competitive process. Proposals will be evaluated immediately thereafter. Historica Canada will select up to 5 proposals for follow-up interviews in person or by zoom in early-October 2021. Please note that the services performed by the selected production company in regard to the new Heritage Minute shall be for the exclusive benefit of Historica Canada. All work products generated as well as copyright for the Heritage Minutes shall belong to Historica Canada.

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APPEL D’OFFRES – MINUTES DU PATRIMOINE :

La collection des Minutes du patrimoine de Historica Canada comprend plus de 90 courts métrages d’une minute au sujet de moments ou de personnages importants de l’histoire canadienne. Plus de vingt-cinq ans après la création de la première Minute du patrimoine, ces vignettes sont devenues des éléments permanents de la culture populaire au Canada. Historica Canada a produit 21 nouvelles Minutes du patrimoine depuis la relance du projet en 2012 incluant : La découverte de l'insuline, La déportation des Acadiens, Jour J, L’Asahi de Vancouver, Jim Egan, Lucy Maud Montgomery, et Le marché de Kensington.

APERÇU DU PROJET :

Historica Canada est à la recherche d’une compagnie ou d’une équipe de production pour développer une nouvelle Minute du patrimoine.

L’organisme cherche à créer une Minute du patrimoine stimulante qui s’inscrit dans l’héritage et l’image de marque de cette célèbre collection, tout en offrant une nouvelle vision afin d’attirer de nouveaux auditeurs.

Cette nouvelle vision pourrait inclure des dramatisations historiques telles que vues dans les Minutes bien établies, ainsi que de nouveaux traitements visuels incluant des reconstitutions innovatrices, de l’animation (2D et 3D) et des effets spéciaux, et/ou des formats documentaires.

Historica Canada travaillera avec des historiens et des consultants qui fourniront de la supervision au niveau du développement du scénario et de la production. Tous les aspects du concept, du scénario, de la distribution, de la direction créative et de la production devront recevoir l’approbation finale de Historica Canada. Il s’agit d’un processus collaboratif. Historica Canada sera régulièrement impliqué durant le processus de production.

Les équipes sélectionnées recevront un projet de scénario écrit par Historica Canada sur le sujet approuvé de 2021-2022 (voir ci-dessous).

Chaque Minute sera offerte en français et en anglais.

CALENDRIER DU PROJET* :

*Il s’agit d’une estimation du calendrier pour la production d’UNE seule Minute du patrimoine. Cependant, veuillez noter que selon notre expérience, le cycle de vie de la production d’une Minute du patrimoine du début à la fin s’étend généralement entre six mois et un an, en fonction du sujet et de l’échelle du projet.

1er septembre 2021 : Affichage de l’appel d’offres.

1er octobre 2021 : Clôture de l’appel d’offres.

Début novembre 2021 : Les équipes choisies pour des entrevues seront contactées.

Fin novembre 2021 : Entrevues avec les équipes sélectionnées.

Décembre 2021 : Attribution des contrats.

Décembre 2021 à mars 2022 : Développement du scénario écrit à l’interne; consultations avec les équipes sélectionnées, historiens, et experts culturels.

Avril 2022 à mai 2022 : Phase de production - réalisation des tournages pour la nouvelle Minute.

Juin 2022 à août 2022 : Phase de postproduction – achèvement de tous les montages, livraison par l’équipe du produit final.

BUDGET :

Le budget maximal, toutes taxes comprises, est de 170 000 $ CA pour une Minute du patrimoine.

Votre budget devrait prendre en considération :

- Une version française et une version anglaise pour chaque Minute (le doublage est requis, les sous-titres ne suffisent pas);

- Les frais ACTRA, tels qu’établis dans l’entente des Minutes du patrimoine (frais de session selon l’accord pour les productions indépendantes en vigueur, plus 60% des honoraires nets de chaque artiste pour les droits de diffusion intégrale et des nouveaux médias à perpétuité);

- Frais UDA, selon l’entente de la Minute du patrimoine* (frais de session multipliés par 2,5 pour garantir les droits de diffusion intégrale et des nouveaux médias à perpétuité. *Applicables uniquement si le dialogue à l’écran est en français.);

- La possibilité d’engager des personnalités célèbres qui travaillent au-dessus du taux de base;

- L’équipe technique, la conception des décors, costumes et accessoires;

- Le tournage dans différents lieux, incluant la possibilité de voyages pour l’équipe technique;

- La postproduction, comprenant le montage, la musique, la narration et les effets visuels;

- Produits finaux prêts pour la diffusion dans les deux langues officielles;

- Fonds de prévoyance.

Prière de noter que tous les frais d’administration/généraux devraient aussi être inclus dans le budget.

Le total de 170 000$ devrait inclure les taxes.

Veuillez soumettre votre budget en utilisant le modèle de Téléfilm Canada.

SUJETS :

Nous demandons aux compagnies de soumettre un synopsis pour le sujet suivant : Histoire sud-asiatique au Canada.

L’histoire exacte de la Minute du patrimoine de 2022 n’a pas encore été choisie. Veuillez inclure votre propre idée d’une histoire spécifique dans votre soumission. Les histoires doivent être pertinentes et en lien avec le thème général de l’histoire sud-asiatique au Canada.

Veuillez noter qu’il soit fort probable que plusieurs compagnies soumettent des propositions faisant référence au même récit relié à l’histoire sud-asiatique au Canada. Les compagnies seront évaluées séparément selon leurs propositions de récits.

PROPOSITIONS :

Si vous désirez soumettre une proposition pour une Minute du patrimoine à Historica Canada, veuillez S.V.P. préparer un document .pdf comprenant les éléments suivants :

- Votre équipe de création (incluant le réalisateur, le directeur photo et les producteurs du projet planifié).

o Un résumé de votre compagnie ou équipe;

o Les coordonnées complètes du candidat, incluant le numéro de téléphone et l’adresse courriel;

o Des liens vers les bandes démo d’œuvres récentes de la compagnie et de l’équipe de création proposée;

o Veuillez inclure tout conflit d’horaire potentiel et autres projets importants que votre équipe entreprendra dans les délais ci-dessus mentionnés.

- Un court paragraphe de traitement indiquant comment vous aborderiez le sujet proposé (le traitement peut comprendre vos notes au sujet de l’approche narrative, le style, les thèmes, etc. S.V.P., aucun scénario).

- Un tableau d’humeur démontrant la manière dont vous aborderiez le sujet proposé.

- Un avant-projet de budget respectant les spécifications susmentionnées en utilisant le modèle de Téléfilm Canada

Veuillez limiter votre soumission à un maximum de 10 pages, incluant les appendices.

CRITÈRES DE SÉLECTION :

La sélection sera basée sur l’évaluation de trois éléments de la soumission :

Concept du traitement : La vision globale et la pertinence envers les besoins et l’image de marque de l’organisme seront prises en compte; incluant tout élément innovateur dans le concept proposé. Une recherche démontrée sur le sujet sera considérée comme un atout.

Exemples de travaux et références : Qualité du portfolio, tel que : expérience avec des projets similaires; flexibilité concernant des changements potentiels dans l’ampleur ou la chronologie du projet; intégrité; et votre processus pour développer et mener à bien le projet à l’intérieur des délais. Veuillez noter que l’équipe de production ou la compagnie devrait être disponible durant les heures de travail régulières.

Budget : Le budget doit être soumis en utilisant le modèle de Téléfilm Canada, et il doit être approprié et raisonnable pour le projet. Les lignes budgétaires ainsi qu’une estimation du travail pro bono doivent être clairement définies dans la soumission.

Pertinence communautaire : votre engagement au sein des communautés présentées dans ce projet doit être démontré. Historica Canada s’engage à travailler avec les communautés qui sont dépeintes dans chaque Minute du patrimoine. Les compagnies de production intéressées doivent s’assurer que la communauté sud-asiatique est représentée au sein de leur équipe de création, et que celle-ci comprenne au moins un créateur clé (réalisateur, producteur, directeur photo).

Le concours est limité aux compagnies et citoyens canadiens seulement. Tous les membres de l’équipe et les interprètes doivent être les citoyens canadiens ou les résidents permanents.

INFORMATION ADDITIONNELLE :

Historica Canada est le plus grand organisme de bienfaisance dédié à l’histoire, l’identité et la citoyenneté canadiennes. Son mandat est de former des citoyens actifs et informés grâce à une plus grande connaissance et appréciation de l’histoire, du patrimoine et des récits canadiens.

Pour plus d’informations au sujet de l’organisme et des programmes, visitez le www.historicacanada.ca. Toutes les Minutes du patrimoine peuvent être trouvées ici.

DATE LIMITE :

Une copie électronique de la soumission en format PDF est due pour le 1er octobre 2021 à 17 HE, et doit être envoyée à productions@historicacanada.ca, avec le sujet suivant : « DdP Minutes du patrimoine – 2022 – Histoire sud-asiatique- NOM DE VOTRE COMPAGNIE ».

Vous pouvez communiquer avec nous pour toutes questions au productions@historicacanada.ca. Aucune prolongation ne sera accordée. Aucun appel téléphonique S.V.P.

Ce processus est ouvert et concurrentiel. Les soumissions seront évaluées immédiatement après leur réception. Historica Canada choisira jusqu’à 5 soumissions pour des entrevues de suivi en personne ou sur zoom au début du mois en novembre 2021. Veuillez noter que les services rendus par la compagnie de production sélectionnée pour les nouvelles Minutes du patrimoine seront au bénéfice exclusif de Historica Canada. Tous les produits générés ainsi que les droits d'auteur pour les Minutes du patrimoine appartiennent à Historica Canada.

Employer
Allie Walsh
2 Carlton Street East Mezzanine
Toronto ON M5B1J3
Canada